Wszystko na temat faktur zwykłych wystawianych do faktur uproszczonych

Autor: Adam Okonkwo

Dodano: 29 grudnia 2020
wystawianie faktur zwykłych

Wszystko na temat faktur zwykłych wystawianych do faktur uproszczonych

Prawo wystawienia faktury uproszczonej ma każdy podatnik VAT. Zarówno czynny, jak i zwolniony. Zarejestrowanie do celów VAT nie ma znaczenia dla tego uprawnienia. Czy zatem faktury zwykłe i uproszczone się wzajemnie uzupełniają?

Podatnik dysponuje możliwością wystawienia faktury uproszczonej w przypadku, gdy kwota należności ogółem (czyli brutto) nie przekracza 450 zł lub 100 euro, o ile należność wyrażona została w tej walucie. Trzeba wyraźnie podkreślić, że jest to uprawnienie, a nie obowiązek. Sprzedawca nie jest do wystawiania faktur uproszczonych w żaden sposób zobowiązany.

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną

Faktura uproszczona nie może być wystawiona w każdym przypadku. Uproszczenie nie dotyczy:

  • wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów,
  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium i na terytorium kraju,
  • przypadków wystawienia faktury na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
  • dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium kraju członkowskiego UE innego niż Polska, dla których podmiotem zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługodawca.

Elementy obowiązkowe faktury uproszczonej

Uproszczenie omawianego rodzaju faktury polega na mniejszej ilości danych, które dokument taki musi zawierać. Faktura uproszczona zawierać musi:

  • datę wystawienia,
  • numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, identyfikujący dokument w sposób jednoznaczny,
  • dane podatnika (sprzedawcy) wraz z adresem,
  • NIP kontrahentów.

NIP na paragonie

Zagadnienia związanego z miejscem umieszczenia NIP na paragonie fiskalnym dotyczy interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 3 stycznia 2020 r. nr 0112-KDIL2-2.4012.523.2019.2.MŁ. Dyrektor uznał w niej, że regulacje dotyczące paragonu fiskalnego nie przewidują możliwości umieszczenia NIP nabywcy na nim w dowolnym miejscu na paragonie, np. poza częścią fiskalną. Pozycja ta powinna znajdować się więc w części fiskalnej paragonu przed logo i numerem unikatowym, które powinny być umieszczone centralnie w ostatniej linii paragonu fiskalnego.

Faktura uproszczona musi także zawierać:

  • datę transakcji (otrzymania zaliczki), o ile różni się ona od daty wystawienia dokumentu,
  • nazwę towaru (usługi),
  • kwoty opustów i obniżek cen,
  • kwotę należności ogółem.

Elementy, których nie musi mieć faktura uproszczona

Faktura uproszczona nie musi zawierać:

  • imion i nazwiska lub nazwy nabywcy towaru lub usług oraz jego adresu,
  • miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez podatku (ceny jednostkowej netto),
  • wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
  • sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż z podatku zwolnioną,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, pod warunkiem jednak, iż faktura zawiera dane umożliwiające określić dla poszczególnych stawek podatku jego kwotę.

Trzeba pamiętać przy tym, że faktura uproszczona nie jest nowością w systemie VAT. Pojawiła się w nim bowiem z początkiem roku 2014.

Nowość w kwestii faktur uproszczonych

Wraz z początkiem 2020 roku do ustawy o VAT wprowadzono poważną zmianę, która sprawiła, iż sprzedawca będący podatnikiem VAT może wystawić fakturę VAT do paragonu dla innego podatnika jedynie wówczas, gdy dokument taki opatrzony jest NIP nabywcy. Potwierdził to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2020 r. nr 0111-KDIB3-2.4012.655.2019.1.SR.

  • Pod lupą fiskusa

„(…) Jeżeli paragon nie zawiera NIP, to brak podstaw do wystawienia do niego faktury, nawet jeśli wystawienie faktury odbywa się w tym samym czasie co wystawienie paragonu i klient nawet nie wie, że podatnik rejestruje tę sprzedaż przy zastosowaniu kasy fiskalnej. (…) Jeżeli klient już w momencie zakupu sygnalizuje, iż dokonuje go jako podmiot gospodarczy, sprzedawca, jeżeli jego kasa nie posiada możliwości wpisania na paragonie numeru NIP, nie powinien dokonywać ewidencji sprzedaży w kasie fiskalnej, a transakcję udokumentować fakturą”.

Ograniczenia techniczne, czy stosowanie takiego, a nie innego systemu sprzedaży w żaden sposób nie mogą być usprawiedliwieniem niestosowania przepisów. Zapis, zgodnie z którym w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej na rzecz podatnika VAT oraz podatnika podatku od wartości dodanej (podatnika VAT z innego kraju UE) wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon ją potwierdzający zawiera NIP nabywcy, oznacza, że paragon z NIP kupującego jest fakturą uproszczoną. Co za tym idzie – paragon taki stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Zapamiętaj!

Wprowadzenie zasady wystawiania faktur jedynie do paragonów zawierających NIP nabywcy jest uzasadnione. Służy ono ukróceniu produkowania faktur do paragonów nieodebranych przez klientów i nieuprawnionego zaliczania takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów oraz nieuzasadnionego prawnie oraz faktycznie odliczania naliczonego w takim dokumencie podatku.

Obecnie możliwe jest więc wystawianie faktury do paragonu pozostawionego przez klienta w sklepie czy punkcie usługowym. Jednak w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej i potwierdzonej paragonem fiskalnym faktura dla vatowca może zostać wystawiona wyłącznie w przypadku, gdy paragon dokumentujący przeprowadzenie tej transakcji opatrzony jest numerem, za którego pomocą nabywca towaru lub usługi zidentyfikowany jest na potrzeby VAT lub podatku od wartości dodanej.

Praktyczne skutki zmian

Gdy sprzedaż zarejestrowana została w kasie fiskalnej sprzedawca, aby mieć prawo do wystawienia do paragonu faktury VAT, taki paragon musi zawierać NIP nabywcy. Z kolei, gdy NIP taki na paragonie się znajdzie, to dokument taki można traktować jako fakturę uproszczoną.

W praktyce powstał więc problem czy faktura może zostać wystawiona de facto do faktury, bo przecież po spełnieniu określonych warunków paragon ma status faktury. Skoro paragon w pewnych warunkach uchodzi za fakturę VAT, istnieje konieczność jego wykazywania w pliku JPK_VAT, z czym wiąże się zagadnienie poruszone w kolejnym punkcie. Problem ten z pozoru wydać się może błahy. Jednak takiż nie jest, zwarzywszy na konsekwencje, które za sobą niesie. Chodzi o wskazanie, gdzie na fakturze uproszczonej w formie paragonu znajduje się jej numer. Może nim być np. numer paragonu fiskalnego, numer transakcji czy numer dokumentu.

Zapamiętaj!

Każdy pomysł może być dobry i… błędny jednocześnie. Wspomnianymi konsekwencjami są problemy z przyjęciem przez nabywcę prawidłowego numeru dokumentu księgowego i numeru dokumentu zakupu w pliku JPK_VAT.

Czy faktura do paragonu to nowa faktura do zapłaty VAT

Może zaistnieć realna groźba zastosowania (w przypadku wystawienia do faktury uproszczonej faktury zwykłej) art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, czyli zasady zapłaty podatku wykazanego w fakturze. Zgodnie z nią, gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku – jest obowiązana do jego zapłaty. Wobec tego żądanie nabywcy wystawienia faktury zwykłej do faktury uproszczonej narażałoby sprzedawcę na takie ryzyko. Można tu zapytać, czy nie byłoby słuszniejsze pozostawienie wystawienia faktur zwykłych do faktur uproszczonych wyłącznie woli sprzedawcy. To on w większej mierze ponosiłby przecież konsekwencje uznania takiego zachowania za sprzeczne z prawem.

Problem nietrwałej czytelności paragonów

Paragony fiskalne, czyli także faktury uproszczone, powstają techniką druku termicznego. Jego cechą jest nietrwałość, co stanowi poważną niedogodność dla nabywcy. Nie jest on przecież zobowiązany do np. kserowania paragonów.

Wobec tego jest realne niebezpieczeństwo, że podczas kontroli organ podatkowy zamiast źródłowego dowodu księgowego w postaci faktury uproszczonej będącej paragonem fiskalnym, znajdzie wyblakły kawałek papieru.

Duplikaty do faktur uproszczonych

Kolejne problemy praktyczne mogą generować duplikaty do faktur uproszczonych, czyli paragonów fiskalnych z NIP nabywcy. Ustawa o VAT nie przewiduje możliwości wystawienia duplikatu do (w końcu) zwykłego wydruku z kasy fiskalnej. Jaki powinien więc być prawidłowy sposób postępowania kontrahentów w przypadku, gdy nabywca taką fakturę w formie paragonu zgubi lub ulegnie ona zniszczeniu?

Możliwość wymiany faktury uproszczonej na zwykłą w orzecznictwie

Faktura uproszczona nie jest nową instytucją w systemie VAT. Dlatego już wcześniej sądownictwo administracyjne zajmowało się tym zagadnieniem niejednokrotnie. NSA w wyroku z 27 października 2016 r., sygn. akt. I FSK 431/15, uznał, że obowiązek umieszczania NIP na paragonach fiskalnych wynika wprost z brzmienia przepisów w sprawie kas rejestrujących i to niezależnie od wartości sprzedaży. Zdaniem NSA utożsamianie paragonu opatrzonego NIP z fakturą uproszczoną, nie ma oparcia w obowiązujących przepisach ustawy o VAT.

Faktura, a więc również faktura uproszczona i paragon fiskalny są dwoma niezależnymi rodzajami dokumentów, regulowanymi różnymi aktami prawnymi. Faktura znajduje oparcie wprost w ustawie o VAT, natomiast paragon w rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych. Na tej podstawie NSA uznał, że sprzedawca ma obowiązek wydać nabywcy paragon z NIP w każdym przypadku, gdy nabywca tego zażąda – bez względu na wartość sprzedaży. Nabywca z kolei uprawniony jest do żądania wystawienia zwykłej faktury, jak również paragonu fiskalnego z własnym NIP. Sprzedawca nie ma prawnych podstaw, by odmówić spełnienia takiego żądania.

Zapamiętaj!

Ponieważ instytucja paragonu z NIP nie jest niczym nowym, ww. opinia NSA nic nie utraciła na aktualności. NSA w sposób wyraźny opowiedział się przeciwko zrównywaniu faktury uproszczonej z paragonem fiskalnym z NIP i uznał za uzasadnione przyjęcie klarownego podziału na faktury, w której to grupie mieszczą się też faktury uproszczone i paragony. Twór taki jak faktura uproszczona, która stanowi paragon fiskalny z NIP nabywcy, nie funkcjonuje w systemie VAT.

Takie stanowisko sądownictwa administracyjnego należy uznać za ugruntowane, o czym świadczą rozstrzygnięcia, które w tego rodzaju sprawach zapadły wcześniej. Przykładem są wyroki WSA w:

  • Łodzi z 9 kwietnia 2014 r., sygn. akt I SA/Łd 217/14,
  • Gdańsku z 16 kwietn ia 2014 r., sygn. akt I SA/Gd 269/14,
  • Warszawie z 2 grudnia 2015 r., sygn. akt. III SA/Wa 273/15.

Możliwość wymiany faktury uproszczonej na zwykłą zdaniem fiskusa

Już na wstępie stwierdzić należy, iż jest ono bardziej zróżnicowane, by nie powiedzieć chwiejne od opinii sądownictwa administracyjnego. Ale po kolei. Rozpocząć należy od poglądu wyrażonego w komunikacie Ministerstwa Finansów z 3 września 2019 r. pt. „Zasady wystawiania faktur do paragonów od 1 stycznia 2020 r.”. Uznano w nim, że paragon do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną, równoważną ze zwykłą fakturą.

W komunikacie z 3 stycznia 2020 r. pt. „Nowe zasady wystawiania faktur do paragonów” Ministerstwo Finansów dodało, że faktura uproszczona jest traktowana jak zwykła faktura, która zwiera dane nabywcy. Oznacza to, że podatnik może w szczególności skorzystać z prawa do odliczenia naliczonego podatku, jak też zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów. Kwestia ta była częstym przedmiotem interpretacji indywidualnych dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

  • Pod lupą fiskusa

1. W interpretacji z 18 marca 2020 r. nr 00114-KDIP1-3.4012.61.2020.1.ISK fiskus uznał, że skoro podatnik dokumentuje sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł paragonem zawierającym NIP nabywcy oraz pozostałe wymagane ustawą dane, to nie powinien z tytułu tej sprzedaży wystawiać nabywcy odrębnego dokumentu w postaci faktury zwykłej.

2. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 27 kwietnia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.161.2020.1.ISK odpowiedział na pytanie wnioskodawcy, czy w sytuacji wystawienia do faktury uproszczonej faktury zwykłej musi do kopii tej ostatniej zostać dołączony oryginał paragonu fiskalnego (faktury uproszczonej). Fiskus uznał, że paragon fiskalny z NIP wystawiony na kwotę 450 zł (100 euro) jest sam w sobie fakturą. W takiej sytuacji sprzedawca nie powinien z tytułu sprzedaży wystawiać odrębnego dokumentu w postaci faktury standardowej.

3. Miesiąc później fiskus zmienił całkowicie swoje zapatrywania na możliwość wystawienia faktury zwykłej do faktury uproszczonej. Dowód tej zmiany stanowi treść interpretacji indywidualnej z 28 maja 2020 r. nr 0114 – KDIP1-3.4012.160.2020.2.ISK, w której dyrektor KIS stwierdził, że paragon fiskalny, który dokumentuje sprzedaż do kwoty 450 zł lub 100 euro zawierający NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane od faktury (z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT) – stanowi fakturę uproszczoną traktowaną jak zwykła faktura. To z kolei oznacza, iż nabywca otrzymuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż i stanowiący jednocześnie fakturę uproszczoną. Dyrektor KIS wskazał, że podatnik ma prawo do wystawienia zwykłej faktury do takiego paragonu, o ile nabywca zwróci mu paragon zawierający NIP.

Zatem aktualne stanowisko fiskusa jest takie, że podatnik nie ma obowiązku wystawić dla swego nabywcy, podatnika VAT zwykłej faktury do faktury uproszczonej w postaci paragonu fiskalnego nabywcy. Jeżeli jednak nabywca odda mu ów paragon, zwykła faktura może zostać w to miejsce wystawiona.

Uwaga na nowości od 1 stycznia 2021 r.

W kwestii zmian w zakresie wykazywania paragonów fiskalnych w nowym JPK_VAT Ministerstwo Finansów wypowiedziało się w objaśnieniach podatkowych z 16 października 2020 r. Zgodnie z nimi od 1 stycznia 2021 r. (choć prawdopodobnie od 1 czerwca 2020 r., bowiem termin ten ma zostać przedłużony) – podatnicy VAT będą mieli obowiązek odrębnego wykazywania w nowym JPK_VAT złożonym z części ewidencyjnej i deklaracyjnej paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone.

Wówczas nastąpi zatem zrównanie – pod względem obowiązków ewidencyjnych – faktur zwykłych z uproszczonymi. W kolejnym zdaniu objaśnień Ministerstwo przypomina, że „(…) W ramach nowego JPK_VAT ustawodawca wprowadził nowe oznaczenia, których obowiązek stosowania dla niektórych kategorii dostaw i usług wynika z rozporządzenia JPK_VAT”. Brzmi to tyle niewinnie co enigmatycznie, a chodzi o wykazywanie w oznaczonej ewidencji przy:

  • sprzedaży – kodów GTU, transakcyjnych, oznaczenia dowodów sprzedaży,
  • zakupach – kodów transakcyjnych oraz oznaczenia dowodów zakupów.

Kody GTU na fakturach uproszczonych

GTU jest skrótem nazwy kodu grup towarowych przewidzianym do stosowania w nowej strukturze JPK_VAT. Oznacza to konieczność analizowania przy wystawianiu faktur uproszczonych (zwykłych oczywiście również), jaki kod GTU znajduje zastosowanie wobec przedmiotu sprzedaży. W myśl rozporządzenia o JPK_VAT ewidencja sprzedaży powinna zwierać oznaczenia identyfikujące dostawy niektórych towarów i świadczonych usług. Tego rodzaju oznaczeniem są właśnie kody GTU, które obejmują wyłącznie sprzedawców, dotyczą bowiem faktur sprzedażowych. GTU obejmuje trzynaście grup towarowych o symbolach od GTU_01 do GTU_13.

Zapamiętaj!

W przypadku gdy sprzedawca w danym okresie rozliczeniowym wystawił fakturę (zwykłą lub uproszczoną) dotyczącą którejś z nich, zaznacza we właściwym polu pliku cyfrę „1”.

Podstawa prawna:
  • Art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 108 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.).
  • Rozporządzenie ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988 ze zm.).
Autor: Adam Okonkwo, prawnik, specjalista podatkowy, wieloletni pracownik organów skarbowych

Autor: Adam Okonkwo

prawnik, specjalista podatkowy, wieloletni pracownik organów skarbowych