Które dokumenty podatkowe za ubiegłe lata wolno zniszczyć w 2021 roku?

Zgodnie z rozpowszechnioną praktyką, dokumentację stanowiącą podstawę do rozliczeń z fiskusem przechowuje się do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jest to wynikiem zapisu 86 § 1 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przypomnijmy, że w myśl art. 70 § 1 tej ustawy zobowiązania podatkowe przedawniają się po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Może się jednak zdarzyć, że w konkretnym przypadku okres przechowywania dokumentacji będzie dłuższy, czy to w związku z charakterem rozliczeń, których ona dotyczy, czy na skutek zaistnienia zdarzeń mających wpływ na okres przedawnienia zobowiązana podatkowego. W pewnych bowiem sytuacjach bieg terminu przedawnienia może się przedłużyć, w wyniku zdarzeń powodujących jego zawieszenie lub przerwanie (np. w wynika zastosowania środka egzekucyjnego).

Dokumentacja w zakresie VAT

Jeśli chodzi o rozliczenia podatku od towarów i usług, to zgodnie z przedstawioną wcześniej zasadą z dnem 31 grudnia 2020 r. przedawniły się zobowiązana za poszczególne miesiące (kwartały) 2015 roku. Nie dotyczy to jednak zobowiązań w VAT za grudzień 2015 roku (IV kwartał 2015 roku). To dlatego, że termin płatności tego podatku za ostatni miesiąc (kwartał) 2015 roku przypadał 25 stycznia 2016 roku. Zatem w przypadku tych zobowiązań pięcioletni okres przedawnienia – należy liczyć od końca 2016 roku. To zaś oznacza, że dotyczące ich dokumenty rozliczeniowe wolno będzie zniszczyć dopiero po 31 grudnia 2021 r.

Jednak w niektórych przypadkach przepisy wymagają dłuższego niż pięcioletni okresu przechowywania dokumentacji podatkowej. W związku z tym zniszczenie w bieżącym roku dokumentów dotyczących rozliczeń VAT za poszczególne miesiące (kwartały) 2015 roku może okazać się przedwczesne. Odnosi się to np. do podatników, których dotyczy obowiązek rocznej korekty VAT na podstawie art. 91 ust. 2 ustawy o VAT. W myśl wskazanego przepisu tego rodzaju korekta w przypadku nieruchomości będących środkami trwałymi i prawa wieczystego użytkowania gruntów – może być dokonana w ciągu 10 lat, licząc od roku, w którym zostały oddane do użytkowania. Podobnie podatnicy rozliczający VAT w tzw. systemie MOSS powinni przechowywać ewidencję transakcji objętych tą procedurą przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub elektronicznych (art. 130d ust. 2 ustawy o VAT).

Dokumenty dotyczące podatków dochodowych

Pięcioletni okres, po którym wolno zniszczyć dokumentację dotyczącą rozliczeń z fiskusem, dotyczy również dokumentacji będącej podstawą do wywiązywania się z obowiązków wynikających z przepisów o podatku dochodowym. Zatem w 2021 roku takiej likwidacji wolno poddać dokumenty np. w zakresie rozliczeń w PIT za 2014 rok. To dlatego, że ustawowy termin zapłaty tego podatku za wskazany okres rozliczeniowy upłynął 30 kwietnia 2015 r. W konsekwencji 5-letni okres przedawnienia zobowiązana podatkowego należy w tym przypadku liczyć od końca 2015 roku. Podobne będzie z CIT za 2014 rok, skoro termin jego płatności upłynął 31 marca 2015 r.

Dłużej niż 5 lat powinni jednak przechowywać dokumentację dotyczącą PIT/CIT przedsiębiorcy dokonujący odpisów amortyzacyjnych od niektórych środków trwałych. Jest to związane z faktem, że okres amortyzacji określonych składników majątkowych jest dłuższy od wspominanego wcześniej 5-letniego okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dla przykładu w przypadku niektórych budynków okres ten może wynosić nawet kilkadziesiąt lat.

Przedsiębiorcy ze stratą podatkową

Z niszczeniem dokumentacji nie powinni się również spieszyć przedsiębiorcy rozliczający straty podatkowe z lat poprzednich. W świetle obowiązujących przez wiele lat zasad, jeżeli podatnik w zeznaniu rocznym wykazał taką stratę, to wolno mu było ją rozliczyć w ciągu najbliższych 5 kolejno następujących po sobie lat podatkowych. Przy czym wysokość obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie mogła przekraczać 50% kwoty tej straty. Z tego wynika, że podatnik mógł w rozliczyć stratę najkrócej przez 2 lata, a najdłużej w ciągu 5 kolejnych lat (pod warunkiem osiągania dochodu w wysokości pozwalającej na takie odliczenia).

Natomiast na gruncie przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2019 r., o wysokość straty ze źródła przychodów, poniesionej w roku podatkowym, podatnik może:

• obniżyć dochód uzyskany z tego źródła w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych – z tym że kwota obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50% wysokości tej straty, albo

• obniżyć jednorazowo dochód uzyskany z tego źródła w jednym z najbliższych kolejno po sobie następujących 5 lat podatkowych o kwotę nieprzekraczającą 5.000.000 zł –nieodliczona kwota podlega wówczas rozliczeniu w pozostałych latach tego pięcioletniego okresu, z tym że kwota obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50% wysokości tej straty (art. 9 ust. 3 ustawy o PIT i art. 7 ust. 5 ustawy o CIT).

Takie sformułowanie przepisów oznacza, że np. w zeznaniu PIT za 2019 rok podatnik mógł jeszcze rozliczać straty z lat ubiegłych, które powstały w latach 2014 – 2018. Należy przy tym zauważyć, że przedawnienie zobowiązania w tym podatku za 2019 rok nastąpi dopiero z końcem 2025 roku. Literalna wykładnia obowiązujących przepisów może prowadzić do wniosku, że do tego czasu organy podatkowe będą mogły zweryfikować np. stratę za 2014 rok. W konsekwencji, według poglądów prezentowanych w niektórych wyjaśnieniach fiskusa podatnicy, którzy wykazali stratę, zobowiązani są do przechowywania dokumentów podatkowych za lata, w których odliczana strata wystąpiła, jak również za lata, w których było dokonywane jej odliczenie (por. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 25 sierpnia 2015 r., nr IBPB-1-2/4510-150/15/AnK). W przedstawionym przypadku oznaczałoby to konieczność przechowywana np. ksiąg podatkowych i dokumentów za lata 2014 – 2019, a więc w praktyce do końca 2025 roku.

Stanowisko to – oparte w dużym stopniu na orzecznictwie sądowym – zakłada m.in., że nie jest dopuszczalne prowadzenie postępowania podatkowego i orzekanie o wysokości straty za rok podatkowy, w którym została ona poniesiona, w sytuacji gdy upłynął termin przedawnienia zobowiązania podatkowego za ten rok. Co prawda termin przedawnienia odnosi się do zobowiązań podatkowych, a strata nie jest takim zobowiązaniem, jednakże ze względu na brak uregulowań dotyczących przedawnienia straty, należy do niej stosować przepisy o przedawnieniu zobowiązania podatkowego (por. uchwałę NSA z 6 listopada 2017 r., sygn. akt II FPS 3/17). Zgodne z tym stanowiskiem fiskus na zweryfikowanie straty i ewentualną zmianę jej wysokości ma więc tylko 5 lat licząc od końca roku, w którym została złożona deklaracja podatkowa z taką wykazaną stratą. Co istotne, w ostatnim czasie stanowisko to coraz częściej jest akceptowane również przez organy podatkowe (zob. np. interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 listopada 2019 r. nr 0111-KDIB1-3.4017.9.2019.2.APO i z 25 czerwca 2020 r., nr 0111-KDIB1-3.4017.1.2020.2.APO).