Nota księgowa

Nota księgowa

Nota księgowa to dokument, który może być używany do dokumentacji zdarzeń, dla których nie przewidziano innego sposobu dokumentacji. Noty księgowe używane są w sytuacjach, kiedy należy udokumentować transakcje niepodlegające opodatkowaniu VAT. Na podstawie noty księgowej nie mogą być dokumentowane transakcje dostawy towarów lub świadczenia usług, dla których należy stosować faktury lub rachunki.

W przepisach nie znajdziemy wzoru noty ani zasad jej wystawiania. Trzeba jednak pamiętać, że aby nota mogła stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych, musi spełnić ogólne warunki określone dla dowodów księgowych (zawarte w art. 21 ustawy o rachunkowości). Nota księgowa powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących rozliczenia,
  • opis operacji oraz jej wartość,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (podpis księgowego).

Notę księgową należy wystawić w 2 egzemplarzach. Oryginał noty otrzymuje jej odbiorca, natomiast kopia pozostaje u wystawcy.