Jak poprawnie prowadzić ewidencję VAT przy korzystaniu ze zwolnienia z podatku

Robert Nogacki

Autor: Robert Nogacki

Dodano: 2 kwietnia 2020
księgowe - dwie księgowe szukają czegoś w dokumentach

Ustawa o VAT w szczególny sposób odnosi się do sytuacji, w której sprzedaży dokonują podatnicy zwolnieni z VAT. Niespełnienie wymogu należytego prowadzenia ewidencji, może takich przedsiębiorców sporo kosztować. Dlatego to w ich interesie leży, aby w sytuacji, gdy w związku z naruszeniem obowiązków ewidencyjnych w VAT sami (a nie fiskus) mogli oszacować wartość sprzedaży.

Kiedy fiskus oszacuje sprzedaż dla celów VAT

Zgodnie z obowiązującymi przepisami o VAT przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży zwolnionej z VAT ze względu na nieprzekroczenie w poprzednim roku podatkowym progu obrotu w wysokości 200.000 zł, mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż w danym dniu, lecz nie później niż przed jej rozpoczęciem w dniu kolejnym.

W sytuacji, gdy organ podatkowy stwierdzi, że przedsiębiorca nie ewidencjonuje sprzedaży lub czyni to nierzetelnie, tj. dokonane w ewidencji zapisy nie odpowiadają stanowi rzeczywistemu, a na podstawie posiadanej przez podatnika dokumentacji nie jest możliwe określenie wysokości sprzedaży, organ oszacuje jej wartość i następnie określi należną z tego tytułu kwotę VAT. W razie braku możliwości określenia przedmiotu opodatkowania należny podatek ustala się, stosując podstawową stawkę VAT.

Ewidencjonowanie sprzedaży

Oprócz podatników wykonujących jedynie czynności przedmiotowo zwolnione z VAT na mocy ustawy lub rozporządzenia ministra finansów, jak również korzystających ze zwolnienia z uwagi na nieprzekroczenie ww. progu, pozostali przedsiębiorcy mają obowiązek zawrzeć w ewidencji informacje służące sporządzeniu deklaracji w zakresie VAT i tzw. informacji podsumowującej. W dokumentacji mają znaleźć się w szczególności informacje służące ustaleniu przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości należnego VAT oraz jego korekt.

Podatnik musi także wskazać kwoty podatku naliczonego obniżające sumę należnego VAT, jego korekt, jak również określić kwotę podatku, który ma wpłacić do właściwego urzędu za dany okres rozliczeniowy lub w odniesieniu do której uprawniony jest do uzyskania zwrotu podatku. Ewidencja powinna uwzględniać też inne informacje umożliwiające identyfikację transakcji, w tym numer identyfikacyjny, którym kontrahent podatnika w danej transakcji posługuje się na potrzeby podatku VAT lub podatku od wartości dodanej.

W sytuacji, gdy podatnicy korzystający ze zwolnienia dokonają podlegającej opodatkowaniu sprzedaży, nie uiszczając należnego VAT, a w oparciu o posiadaną przez nich dokumentację nie można określić wartości obrotu, fiskus oszacuje jego wartość i ustali kwotę należnego podatku. Podobnie jak w przypadku podatników zwolnionych z VAT ze względu na nieprzekroczenie progu 200.000 zł, jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, należny podatek określa się w oparciu o podstawową stawkę VAT (obecnie 23%).

Oprócz wyżej omówionych przypadków organy podatkowe mogą także korzystać z ogólnego uprawnienia przyznanego im w tym zakresie na podstawie art. 23 Ordynacji podatkowej. Jakkolwiek możliwość szacowania obrotu m.in. w przypadku, gdy brak jest ksiąg podatkowych, również dla celów VAT, była w przeszłości przedmiotem sporu między podatnikami a organami, seria wyroków Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2010 r. definitywnie rozstrzygnęła tę kwestię na niekorzyść przedsiębiorców.


Zapamiętaj!

NSA dopuścił możliwość oszacowania obrotu dla celów VAT w tym trybie, uznając, że stosowanie Ordynacji podatkowej jest w tym przypadku możliwe na zasadach ogólnych, a nie tylko w sytuacji, gdy ustawa o VAT wyraźnie referuje do przepisów procedury.

Ewidencjonowanie transakcji leży w interesie podatnika

Szacowanie obrotu dla celów VAT wynikające z braku ewidencji bądź prowadzenia jej w nierzetelny sposób może być dla podatnika bardzo kosztowne. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 8 czerwca 2017 r. (sygn. III SA/Wa 3315/15) podkreślił, że podatnik, prowadząc nieewidencjonowaną sprzedaż, jest narażony na szacowanie podstawy opodatkowania, w którym bierze się pod uwagę jedynie obrót bez uwzględnienia kwoty podatku naliczonego związanego z nabyciem towarów i usług. W przeszłości sądy administracyjne wielokrotnie wskazywały na kluczowe znaczenie ewidencji dla celów opodatkowania VAT. Przykładowo w orzeczeniu z 7 listopada 2011 r. (sygn. I SA/Wr 1156/11) Wojewódzki Sąd

Administracyjny we Wrocławiu podkreślił, że ewidencje są niezbędne podatnikowi w celu określenia wysokości należnego za dany okres rozliczeniowy podatku, a bez czytelnych i utrwalonych informacji w tym zakresie nie byłby on w stanie sporządzić deklaracji VAT. Z kolei dzięki prowadzonym przez przedsiębiorców rejestrom organy mogą porównać stan deklarowany przez podatników z informacjami zawartymi w ewidencjach, co umożliwia im weryfikację prawidłowości rozliczeń.

Strategia na przyszłość

Nie ulega wątpliwości, że prawidłowe ewidencjonowanie transakcji dla celów VAT to jeden z kluczowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Ustalenie, że korzysta on ze zwolnienia z VAT skutkującego brakiem wymogu prowadzenia ewidencji, wymaga gruntownej analizy, a najlepiej urzędowego potwierdzenia tej kwestii w drodze interpretacji indywidualnej prawa podatkowego.

Biorąc pod uwagę, że w wielu przypadkach określenie czy sprzedaż dokonywana przez podatnika korzysta z przedmiotowego zwolnienia w VAT, może być problematyczne i skutkować wieloletnim sporem z fiskusem, ryzyko nienależytego wywiązywania się z obowiązków ewidencyjnych znacząco wzrasta. Jeśli dołożymy do tego wchodzące w życie z początkiem kwietnia nowe wymagania w zakresie elektronicznego raportowania dla celów VAT, wzrost dokumentacyjnych obowiązków może przyprawić o ból głowy i wyprowadzić z równowagi niejednego podatnika.

W wątpliwych sytuacjach z pewnością przyda się wsparcie doradcy, który pomoże w rozwiązaniu problematycznych kwestii, pilnując, by ewidencja i rozliczenia prowadzone na potrzeby rozliczenia VAT nie budziły zastrzeżeń w świetle obowiązujących przepisów.

Podstawa prawna:

Art. 109-110, art. 113 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.).

Autor: Robert Nogacki
Robert Nogacki

Autor: Robert Nogacki

radca prawny Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku oraz doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców.
wiper-pixel