Dowiedz się, kto w myśl nowych przepisów może stosować kasy wirtualne

Autor: Adam Okonkwo

Dodano: 7 września 2020
6248f2079d2b4e86a5e69ed5f11297c78411aad9-xlarge

Dowiedz się, kto w myśl nowych przepisów może stosować kasy wirtualne

Idea wirtualnej kasy rejestrującej polega na tym, iż nie jest to realnie istniejące urządzenie, lecz oprogramowanie. Jest to w swym założeniu świetne narzędzie pozwalające na sprawne rozliczanie się podatnika z VAT. Współcześnie każdy dysponuje co najmniej jednym urządzeniem, czy to komputerem, tabletem, czy smartfonem, które o ile zapewnić im stosowne oprogramowanie, będą takie zadanie wykonywać szybko i sprawnie. Możliwe jest to właśnie dzięki oprogramowaniu, które tak nimi pokieruje, że spełnią z powodzeniem funkcję kasy fiskalnej.

Zgodnie z art. 111b ust. 1 ustawy o VAT istnieje możliwość prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas online mających postać oprogramowania (wirtualnych kas rejestrujących), spełniających wymagania określone przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 2 tejże ustawy. W myśl tego przepisu do kas wirtualnych zastosowanie mają odpowiednio – co oznacza, że brany jest pod uwagę ich szczególny (niematerialny) charakter – przepisy regulujące kwestie tradycyjnych kas rejestrujących online.

Do funkcjonowania kas fiskalnych w formie oprogramowania ustawa o VAT to za mało, konieczne stało się wydanie w trybie art. 111b ust. 3 ustawy o VAT odpowiednich przepisów wykonawczych. Uregulowania wykonawcze w tym zakresie weszły w życie 1 czerwca 2020 r. Są to:

  • rozporządzenie ministra finansów z 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. poz. 957),
  • rozporządzenie ministra finansów z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. poz. 965).

Pierwsze z tych rozporządzeń określa m.in. wymagania techniczne stawiane kasom wirtualnym oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub przy użyciu tych kas oraz szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk, przy zastosowaniu tych kas.

Rodzaje kas wirtualnych

Z punktu widzenia technicznego kasy wirtualne ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób dzielą się na dwie kategorie:

1. Kasy ogólne – są przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób, który nie wymaga zastosowania żadnych specjalnych funkcji, np. kasa w pensjonacie.

2. Kasy o zastosowaniu specjalnym lub przeznaczone dla szczególnych warunków prowadzenia ewidencji sprzedaży, w związku z czym muszą być one dostosowane do nich pod względem technicznym:

  • przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego,
  • przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,
  • przeznaczone do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy świadczeniu usług transportu pasażerskiego „kasy biletowe”,
  • rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,
  • przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,
  • zainstalowane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Sposób użycia kasy wirtualnej

Rozporządzenie to dotyczy również sposobu używania przez podatników wirtualnych kas, a mianowicie:

1. Wydają one nabywcy (bez żądania) paragon fiskalny potwierdzający transakcję i robią to nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na jej formę; w razie otrzymania zapłaty przed dokonaniem sprzedaży (całości lub części):

  • w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez żądania nabywcy, dokonują tego z chwilą otrzymania wpłaty,
  • za pośrednictwem poczty, banku, SKOK-u – paragon wystawiany jest bez żądania, niezwłocznie po uznaniu rachunku, nie później niż z końcem miesiąca, w którym miało to miejsce; jeżeli przed końcem tego miesiąca nastąpiła sprzedaż, nie później niż z chwilą jej dokonania.

2. Wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży w danym dniu nie później niż przed jej wznowieniem w następnym dniu.

3. Wystawiają miesięczny raport fiskalny albo łączny raport fiskalny miesięczny po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

4. Przypisują oznaczenia literowe od „A” do „G” do stawek VAT lub zwolnień z niego; najczęściej występować będzie grupa „A” obejmująca podstawową stawkę tego podatku.

5. Przedstawiają na żądanie organu podatkowego przypisanie danych oznaczeń literowych do danej stawki VAT lub zwolnienia z niego.

8. Przechowują dokumenty fiskalne przez okres wymagany regulacjami ustawy Ordynacja podatkowa na warunkach określonych w ustawie o rachunkowości oraz zapewniają do nich dostęp.

9. Zapewniają czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej – jego czytelny widok, dający możliwość sprawdzenia prawidłowości dokonanej transakcji.

10. Sprawdzają poprawność wystawionego dokumentu przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego celem uniknięcia oczywistych pomyłek.

Kategorie podmiotów mogących stosować kasy wirtualne

Minister finansów w rozporządzeniu określił kategorię podmiotów mogących stosować kasy wirtualne, poprzez ustalenie rodzajów czynności, które są przez nich wykonywane. Mieszczą się w nich:

  • usługi przewozu osób samochodem osobowym – w tym taksówką (z wyjątkiem przewozu okazjonalnego),
  • usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.10.0),
  • usługi związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0),
  • usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0),
  • usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0),
  • usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49. 31.21.0),
  • usługi transportu kolejowego pasażerskiego miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0),
  • usługi transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10),
  • usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi, wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0),
  • usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego i promowego (PKWiU 50.10.11.0),
  • usługi transportu morskiego i przybrzeżnego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0),
  • usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0),
  • usługi transportu wodnego śródlądowego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.13.0),
  • usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30. 13.0),
  • usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0),
  • usługi transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0),
  • usługi transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem lotów w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0),
  • usługi hotelarskie i podobne usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10),
  • usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20),
  • usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30),
  • pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90),
  • usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10),
  • usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21),
  • usługi gastronomiczne pozostałe (PKWiU 56.29),
  • usługi przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30),
  • sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Potwierdzenie funkcji i wymagań technicznych kas

Aby kasa wirtualna mogła legalnie funkcjonować – podobnie jak kasa w formie materialnej – posiadać musi potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, o spełnianiu funkcji określonych w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz o spełnianiu wymogów technicznych.

Potwierdzenie takie wydawane jest na wniosek producenta. Powinien on zawierać m.in. oświadczenie producenta, że każda wprowadzana do obrotu kasa będzie identyczna tak funkcjonalnie, jak i programowo z kasą wzorcową poddaną badaniom, a która otrzymała potwierdzenie określone w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT, oraz iż spełnia funkcje określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT i wymagania techniczne, które kasy muszą wypełniać.

Potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar wydawane jest na pięć lat. Po ich upływie może ono zostać wydane na następny okres, pod warunkiem złożenia wniosku wraz z wymaganymi dokumentami, a także urządzeniami po przeprowadzeniu badań.

Potwierdzenie na następne 5 lat może zostać wydane bez konieczności przeprowadzania badań w dwóch przypadkach:

  • przepisy, na podstawie których dokonano potwierdzenia, nie uległy zmianie,
  • nie miały miejsca zmiany w kasie (oprogramowaniu).

Dostępność kas wirtualnych

Pomimo że przepisy regulujące kwestie wirtualnych kas fiskalnych funkcjonują od 1 czerwca br., w praktyce aplikacje takie nie są jeszcze dostępne na rynku. Wynika to z konieczności uzyskania przez producentów wspomnianego wyżej potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar. Proces ten nie jest błyskawiczny, mogą się one zatem pojawić na rynku dopiero za pewien czas.

Wirtualna kasa do rozliczania opłat za przewóz osób

Zagadnieniu temu poświęcony został odrębny akt prawny. Jest nim rozporządzenie ministra cyfryzacji z 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób (Dz.U. poz. 954 z 29 maja 2020 r.). Określa ono:

  • minimalne wymagania funkcjonalne dla aplikacji mobilnej działającej przy udziale systemu teleinformatycznego,
  • sposób zabezpieczenia danych gromadzonych przez aplikację mobilną oraz system teleinformatyczny.

Aplikacja do rozliczania opłat za przewóz osób ma za zadanie zapewnić przewoźnikowi możliwość obliczenia opłaty za przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, w oparciu o:

  • wyliczenie orientacyjnej długości trasy przewozu z użyciem systemu nawigacji satelitarnej,
  • następujące parametry charakteryzujące przewóz:

    – jego planowany czas rozpoczęcia i zakończenia,

    – rabaty i ulgi dla pasażera,

    – strefy taryfowe i informacje o cenach i stawkach taryfowych – w przypadku przewozu taksówką.

Z kolei dla klienta aplikacja zapewnić musi dostęp do informacji na temat ww. zagadnień oraz możliwość uiszczania opłaty za przewóz. Ponadto – co wydaje się oczywiste – aplikacja ma zapewnić funkcjonalność umożliwiającą współdziałanie z kasą rejestrującą mającą postać oprogramowania o zastosowaniu specjalnym, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT.

Czy ta nowinka jest bezpieczna

W opinii ekspertów tak nie jest. Wprowadzenie kas rejestrujących w postaci oprogramowania może nadwerężyć system podatkowy, pogorszyć ściągalność VAT i tym samym narazić państwo na straty. Przykładem takich głosów jest „Oświadczenie Krajowej Izby Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji w sprawie wprowadzenia w błąd Rady Ministrów RP przez Ministerstwo Finansów w procesie legislacyjnym” z 8 czerwca 2020 r. nr KIGEiT/1557/08/2020.

W samym tytule zawarty jest poważny, lecz niebezpodstawny zarzut. Prezes tej organizacji szczegółowo uzasadnia stanowisko o niezgodności ze sztuką legislacyjną nadaniu ram prawnych wprowadzeniu do systemu podatkowego kas wirtualnych. Zauważa, że minister finansów nie był do takiego działania upoważniony, lecz kompetencje w tym zakresie spoczywały w rękach ministra właściwego do spraw gospodarki, czyli aktualnie ministra rozwoju. Takie postępowanie stanowiło naruszenie art. 92 konstytucji. Zarzucono ministrowi finansów, iż pomimo braku przesłanek odstąpił od wprowadzenia kas rejestrujących online na rzecz wirtualnych, motywując to brakiem możliwości producentów takich urządzeń dostarczenia odpowiedniej ich ilości na czas. To zaś stanowi niczym nieuzasadnione faworyzowanie producentów oprogramowania.

Zarzuty wysunęli nie tylko reprezentanci producentów kas fiskalnych, których interesy pospieszna digitalizacja rozliczania VAT poprzez wirtualne kasy rejestrujące mocno podkopuje. Trudno się więc dziwić ich utracie zaufania do działań niektórych przynajmniej organów państwa.

Głos zabrały też autorytety w zakresie prawa podatkowego – np. prof. Witold Modzelewski. Jego zdaniem motywacja, dla której w sposób pospieszny i co za tym idzie nieprzemyślany wprowadzono kasy wirtualne, jest z gruntu błędna. Jeżeli bowiem założyć, że ma to umożliwić wyjście wielu podmiotom z szarej strefy, to być może za pomocą oprogramowania, bez potrzeby kupowania urządzenia będzie im to łatwiej uczynić. Problem stanowią jednak ci, którzy uczciwi nie są i niedopracowane technicznie rozwiązanie (trudno o perfekcję w pośpiechu) da im doskonałe narzędzie do unikania opodatkowania.

Z kolei Prezes Głównego Urzędu Miar uznał, że rozwiązanie to powinno być wprowadzane stopniowo. Pilotażowo w niewielkim obszarze gospodarki. To zaś pozwoliłoby zdobyć doświadczenia, dzięki którym mogłoby być ono doskonalone. Eksperyment na tak szeroką skalę i to w sytuacji, gdy finanse państwa znalazły się w zagrożeniu z powodu sytuacji epidemicznej, jest rozwiązaniem niebezpiecznym i szkodliwym. Zarzuty pod adresem instytucji kas wirtualnych padły również ze strony przedstawicieli Rady Ministrów, a mianowicie ministra cyfryzacji.

Wirtualna kasa – realne zagrożenie

Aby zdać sobie sprawę ze skali potencjalnego zagrożenia, trzeba przypomnieć, że wirtualna kasa rejestrująca to oprogramowanie. Istotnie Główny Urząd Miar będzie je wnikliwie badał. Lecz nie będzie w stanie zbadać poprawności jego działania na wszystkich dostępnych na rynku urządzeniach. Nie należą przecież do rzadkości sytuacje, że dane oprogramowanie na jednym np. tablecie działa bez zarzutu, a na innym jego typie już nie. Nie można więc wykluczyć, że nawet bez ingerencji użytkownika nie będzie dochodzić do sytuacji, że transakcje rejestrowane będą np. z pominięciem niektórych z nich.

Ponadto nawet jeżeli ingerencja w samo oprogramowanie zwane kasą wirtualną będzie niemożliwa do ukrycia przed fiskusem, to już „modyfikacje” systemu operacyjnego będącego przecież bazą, na której opiera się działanie takiej kasy, już tak. To zaś może otwierać drogę do nierzetelnego rozliczania VAT. Kwestią czasu wydaje się pojawienie się aplikacji, które będą „udawały” wirtualną kasę rejestrującą, ze wszystkimi pozwoleniami, badaniami etc. Jednakże zapewniać będą użytkownikowi dodatkową funkcjonalność.

Wykazywanie niższego podatku należnego, lecz w takim przedziale, by nie budziło to podejrzeń. Jest jeszcze jeden aspekt kwestii bezpieczeństwa kas wirtualnych. Jak wiadomo, polskie instytucje państwowe nie są dostatecznie zabezpieczone przed atakami hakerskimi. Jeżeli więc – jak twierdzi Ministerstwo Finansów – jest ono w stanie w sposób zdalny dotrzeć do każdej wirtualnej kasy fiskalnej, oznacza to, że skutki takiego ataku nie ograniczą się do „podwórka” fiskusa, lecz mogą zostać przeniesione na podatników.

Ministerstwo Finansów jest jednak odmiennego zdania. Stwierdza stanowczo, że wszystko, co dotyczy wirtualnych kas rejestrujących jest sprawdzone, nowoczesne i bezpieczne. A jakiekolwiek nieprawidłowości wykluczone.

Kilka słów tytułem podsumowania

Na zakończenie pozwolę sobie na pewną refleksję. Jak wiadomo, fiskus w ostatnich latach przyjął wobec podatników VAT bardzo surową politykę. Przykładem może być masowe wykreślanie przedsiębiorców z rejestru czynnych podatników, bez zachowania formy decyzji i to pomimo stwierdzenia przez resort finansów, iż tryb taki musi być stosowany, dla umożliwienia skutecznej obrony. Do tego dochodzi solidarna odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe kontrahenta. Być może więc udostępnienie niektórym podatnikom VAT narzędzia pt. wirtualna kasa skarbowa, która siłą rzeczy nie może być tak odporna na niepożądane działania zewnętrzne jak kasa fiskalna w postaci urządzenia, stanowi próbę wynagrodzenia podatnikom ponoszonych niedogodności? Być może, jednakże bonus ten dostępny będzie dla nieuczciwych przedsiębiorców.

Podstawa prawna:
  • Art. 111, art. 111b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towar ów i usług (tekst jedn.: Dz.U . z 2020 r. poz. 106 ze zm.).
Autor: Adam Okonkwo

Autor: Adam Okonkwo

prawnik, specjalista podatkowy, wieloletni pracownik organów skarbowych