e-faktura

Odpowiedź: Niestety w KseF nie ma możliwości dołączenia do faktury załączników, które obecnie są przesyłane łącznie z fakturami. Oczywiście drobne informacje możemy umieścić w polu Uwagi na fakturze, jednak w przypadku konieczności załączenia większych dokumentów trzeba będzie postępować dwukanałowo, wystawiając fakturę w KSeF, a dokumenty wysyłając do kontrahenta np. maile. Można też podać na fakturze w oknie uwaga link do miejsca w którym umieścimy dokumenty.

 Odpowiedź: Co do kodu QR to używamy go w dwóch przypadkach:

• jeżeli musimy wystawić fakturę w KSeF, ale wysyłamy ją poza KSeF to na wizualizacji musi być kod QR,

• jeżeli z KSeF nie można korzystać bo jest niedostępny ogólnie lub dla nas albo jest jego awaria a my potrzebujemy wystawić w tym czasie fakturę.

Zgodnie z projektem nowego rozporządzenia wykonawczego KSeF, jakie ma wejść w życie 1 lipca 2024 r. kod QR musi zawierać w sobie określone dane.

Faktura ustrukturyzowana udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur lub używana poza Krajowym Systemem e-Faktur jest oznaczana kodem weryfikującym, który zawiera:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego

• numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur

• wyróżnik faktury

Jeżeli nabywca nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP), faktura jest oznaczana kodem weryfikującym, który zawiera:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego

• identyfikator certyfikatu wystawcy faktury

• wyróżnik faktury

• podpisany certyfikatem wystawcy faktury wyróżnik faktury

• Numer identyfikujący VAT

Kod weryfikujący jest przedstawiony jako kwadratowy kod graficzny QR zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015 wraz z podanym w przypadku faktury ustrukturyzowanej numerem identyfikującym te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Analiza powyższych zasad wprost wskazuje, że nasze oprogramowanie do wystawiania faktur musi zarówno rozróżniać te przypadki (w sensie automatu lub dania podatnikowi wyboru, w jakiej sytuacji fakturę wystawia), a także móc wygenerować kod QR nawet, gdy KSeF nie działa.

 art. 106e ust. 1 pkt 4 i 24 lit. a) ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r., poz. 1570 ze zm.)

Odpowiedź: Możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych istnieje od 1 stycznia 2021 r. Są to faktury wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru za pośrednictwem tzw. Krajowego Systemu e-Faktur (zob. art. 2 pkt 32a ustawy o VAT), czyli KSeF.

Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne, jednak od początku zapowiadano, że z czasem wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe. W tym celu konieczne było jednak uzyskanie przez Polskę tzw. decyzji derogacyjnej, co udało się w czerwcu 2022 r. Pozwala to wprowadzić w Polsce przepisy określające obowiązek e-fakturowaniu. Wprowadzenie takiego obowiązku przewiduje uchwalona przez Sejm w dniu 16 czerwca 2023 r. ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

art. 2 pkt. 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1570, z późn. zm.)

Odpowiedź: Z dniem 1 lipca 2024 r. wejdą w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF. Pół roku później, tj. 1 stycznia 2025 r. dodany zostanie art. 106ni ustawy o VAT, który przewidywać będzie nakładanie na podatników kar pieniężnych za naruszenia obowiązków związanych z obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

Przedmiotowe kary nakładane będą, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

1. nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,

2. w okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności KSeF, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,

3. nie przesłał w wymaganym terminie do KSeF faktury wystawionej zgodnie z udostępnionym wzorem wystawionej okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności KSeF, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF.

W przypadkach takich naczelnik urzędu skarbowego nakładać będzie na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza KSeF (zob. art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT). Karę tę podatnicy będą obowiązani uiszczać, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary (zob. art. 106ni ust. 3 ustawy o VAT).

Wskazać przy tym należy, że w przypadku niedopełniania wskazanych obowiązków nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (zob. art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT). Oznacza to, że za naruszenia wskazanych obowiązków podatnikom nie będzie grozić pociągnięcie do odpowiedzialności karnej skarbowej, a wyłącznie wskazana kara pieniężna.

W dniu 10 lutego 2025 r. osoba fizyczna zarejestrowana jako czynny podatnik VAT wystawi spółce z o.o. „zwykłą” fakturę, a tym samym naruszy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF. Osobie tej nie będzie z tego tytułu grozić pociągnięcie do odpowiedzialności karnej skarbowej, lecz tylko nałożenie kary pieniężnej przez naczelnika urzędu skarbowego.

W zakresie nieuregulowanym przepisami art. 106ni ustawy o VAT do nakładania przedmiotowych kar pieniężnych stosowane będą przepisy działu IVA ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.), w tym art. 189da Kodeksu postępowania administracyjnego. Powoduje to, że – jak czytamy w uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej wprowadzającej obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF – „w zależności od wagi popełnionego wykroczenia kara pieniężna w wyniku prowadzonego postępowania będzie miarkowana. Wymierzając administracyjną karę pieniężną, organ administracji publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, uprzednie ukaranie za to samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa, wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana. W przypadku gdy do naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie mógł także odstąpić od nałożenia kary”.

Dodać należy, że do nakładania przedmiotowych kar pieniężnych nie będzie się stosować art. 21a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r., poz. 221 z późn. zm.), czyli przepisów o wzywaniu przedsiębiorców do usunięcia stwierdzonych naruszeń prawa przed nałożeniem na niego grzywny lub administracyjnej kary pieniężnej. W konsekwencji kary pieniężne za naruszenia obowiązków związanych z obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF nakładane będą bez dokonywania takich wezwań.

art. 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r., poz. 1570 z późn. zm.) w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2025 r.