Jak bezpiecznie odliczyć VAT od kosztów imprezy świątecznej

Mariusz Olech

Autor: Mariusz Olech

Dodano: 10 stycznia 2020
lunch

Jak bezpiecznie odliczyć VAT od kosztów imprezy świątecznej 

Większość firm organizowała w grudniu świąteczne spotkania dla swoich pracowników. Księgowi rozliczający takie jednostki muszą jednak pamiętać, że prawo do odliczenia podatku od ponoszonych w tym celu wydatków zależy od sposobu organizacji imprezy. 

 

W celu organizacji spotkania wigilijnego dla pracowników pracodawcy ponoszą różnego rodzaju wydatki dotyczące np. zakupu usług kateringowych czy artykułów spożywczych – w tym kawy, herbaty i innych napoi. Pojawia się, zatem pytanie czy przedsiębiorcy, który zorganizował w firmie takie spotkanie przysługuje prawo do odliczenia VAT od tych wydatków?

Nabycie towarów na firmową wigilię a działalność opodatkowana

Prawo do odliczenia VAT należy analizować pod kątem związku poniesionych wydatków z czynnościami opodatkowanymi (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Prawo to przysługuje jedynie w takim zakresie, w jakim kupione towary i usługi są wykorzystywane do działalności opodatkowanej VAT. Nie ulega wątpliwości, że organizacja spotkania wigilijnego w firmie sprzyja integracji pracowników. Przekłada się to, co z kolei pozytywnie na ich pracę i co za tym idzie – wielkość obrotów firmy. Dlatego też takie wydatki mają pośredni związek z czynnościami opodatkowanymi. Jest on wystarczający do odliczenia podatku.

Od czego zależy możliwość odliczenia VAT

Nie w każdym jednak przypadku odliczenie podatku naliczonego jest możliwe nawet, jeśli wydatek ma związek z działalnością opodatkowaną. Należy, bowiem pamiętać, że spotkanie wigilijne podatnik może zorganizować:

  • Na terenie firmy we własnym zakresie.
  • Na terenie firmy korzystając z usług firmy zewnętrznej.
  • Poza firmą w lokalu gastronomicznym.

W zależności od tego, który ze sposobów organizacji świątecznego spotkania z pracownikami wystąpi – różnie kształtują się podatkowe skutki takich działań. Dotyczy to także prawa do odliczenia VAT.

Wigilia zorganizowana we własnym zakresie

Trzeba mieć na uwadze, iż przedsiębiorca organizujący spotkanie wigilijne we własnym zakresie może odliczyć VAT od poniesionych z tego tytułu wydatków na zasadach ogólnych. Jeśli, więc wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane, to prawo do odliczenia przysługuje mu w pełnym zakresie. Potwierdzają to organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

Przykładowo dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej nr IBPP2/443-571/09/RSz stwierdził, że o ile faktycznie poniesione wydatki na organizację spotkań opłatkowych służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym, to przedsiębiorca może odliczyć od nich VAT. Podobnie jak wydatki na zakup artykułów spożywczych z przeznaczeniem do spożycia podczas spotkania wigilijnego, należy traktować także inne zakupy z tym związane. Oznacza to możliwość odliczenia podatku również z faktury np. na wynajem sali.

Świąteczny katering to nie usługa gastronomiczna

Również ewentualne skorzystanie przy organizacji firmowej wigilii z usług firmy kateringowej, polegających na dostarczeniu przygotowanych przez nią dań świątecznych – nie stoi na przeszkodzie odliczeniu VAT od poniesionych z tego tytułu wydatków. Usług kateringowych nie należy, bowiem utożsamiać z zakupem usług gastronomicznych, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnik nie może odliczyć VAT od kupionych usług noclegowych i gastronomicznych (z wyjątkiem przypadków, gdy usługa gastronomiczna dotyczy nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób).

Zapamiętaj!


Przez usługi kateringowe należy rozumieć usługi polegające na:

  • dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności albo napojów,
  • dostarczaniu żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie.

Dostarczanie żywności lub napojów lub żywności i napojów stanowi jedynie element większej całości, w której muszą przeważać usługi. Usługi kateringowe polegają więc na świadczeniu takich usług poza lokalem usługodawcy.

Usługi kateringowe nie są usługami gastronomicznymi, w związku z czym podatnik je nabywający ma prawo do odliczenia VAT. Stanowisko to jest potwierdzane w licznych interpretacjach podatkowych. Jedna z nich została wydana przez dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi nr IPTPP2/443-7/14-4/JN, w którym fiskus stwierdził, iż „(...) W powołanym przepisie art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wyłączającym prawo do odliczenia podatku naliczonego, ustawodawca wymienił usługi noclegowe oraz gastronomiczne, tym samym nie zostało wykluczone prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z tytułu zakupu usług cateringowych”.

 

Zapamiętaj!


Za usługi kateringowe nie uznaje się dostawy gotowej lub niegotowej żywności lub napojów albo dostawy gotowej lub niegotowej żywności i napojów, wraz z ich transportem lub bez niego, ale bez żadnych innych usług wspomagających.

Fiskus od lat w udzielanych wyjaśnieniach potwierdza, że do celów VAT usługi kateringowe i gastronomiczne należy rozpatrywać oddzielnie. Przykładowo dyrektor izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 września 2011 r. nr IBPP1/443-1009/11/AL przypomniał, że usługi kateringowe różnią się od gastronomicznych przede wszystkim tym, że są przygotowywane w jednym miejscu, a spożywane w drugim (innym). W usługach kateringowych występuje element dostawy towarów. Z kolei z usługą gastronomiczną mamy do czynienia wtedy, gdy posiłek jest podany w należącym do świadczącego usługę miejscu, w którym jest przyrządzany (np. restauracja).

Zapamiętaj!

Jeśli podatnik zamawia do siedziby firmy gotowe posiłki świąteczne wraz z ewentualnymi usługami wspomagającymi (np. nakryciem do stołu i podaniem dań), to mamy do czynienia z usługą kateringową. Jej zakup daje prawo do odliczenia VAT. 

Możliwość odliczenia podatku od usług kateringowych potwierdzają organy podatkowe. Przykładowo dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 5 stycznia 2018 r. (nr 0115-KDIT1-2.4012.800.2017.1.AJ) potwierdził, że podatnik może odliczyć podatek naliczony przy zakupie usług kateringowych, artykułów spożywczych, napojów bezalkoholowych i alkoholowych przeznaczonych do zużycia w trakcie spotkań świątecznych. Prawo to przysługuje ze względu na fakt, że wydatki te służą przedsiębiorcy do wykonywania czynności opodatkowanych.

Odliczenie VAT od usługi kateringowej

Przykład

Spółka będąca czynnym podatnikiem VAT zorganizowała spotkanie wigilijne dla pracowników w zakładowej świetlicy. W związku z tym zamówiła usługę kateringową polegającą na dostarczeniu na imprezę gotowych dań, nakryciu stołów i obsłudze kelnerskiej. Wartość faktury dokumentującej tą usługę wyniosła 7.200 zł netto. VAT obliczony według stawki 8% to 576 zł (wartość brutto wyniosła 7.776 zł). Ponieważ organizacja spotkania ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i wykonywaniem czynności opodatkowanych, podatnikowi wolno odliczyć VAT wynikający z tej faktury w wysokości 576 zł.

Czy impreza w restauracji pozwala odliczyć VAT

Przedsiębiorcy organizują również spotkania świąteczne z pracownikami poza siedzibą firmy np. w restauracjach. Wówczas dochodzi do zakupu usługi gastronomicznej. Podatek z faktury dokumentującej taki zakup nie podlega odliczeniu, na mocy art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Oczywiście może się zdarzyć sytuacja, że spotkanie zostanie zorganizowane – co prawda – poza firmą (np. w wynajętej sali), ale posiłki zostaną kupione w firmie kateringowej. W takiej sytuacji odliczenie przysługuje.  

Brak odliczenia przy imprezie w restauracji

Przykład

Z okazji świąt Bożego Narodzenia spółka zorganizowała spotkanie z pracownikami w restauracji, położonej niedaleko jej siedziby. W trakcie spotkania były serwowane napoje oraz tradycyjne dania świąteczne kuchni polskiej. Zakup usługi gastronomicznej został udokumentowany fakturą VAT. Podatnik nie odliczy wynikającego z tej faktury podatku ze względu na zakaz wynikający z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Brak możliwości odliczenia VAT naliczonego od kupionej usługi gastronomicznej potwierdzają organy podatkowe. Przykładowo dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej nr ILPP1/443-436/08-4/BD uznał, że jeśli wśród ponoszonych kosztów (związanych z organizacją firmowej wigilii) znajdują się również wydatki na nocleg i gastronomie, to VAT od ich zakupu nie podlega odliczeniu.


Zapamiętaj!

Przedsiębiorca, który zorganizował świąteczne spotkanie dla pracowników powinien pamiętać, że w zależności od sposobu jego organizacji różne są jego podatkowe konsekwencje. Jeśli spotkanie odbyło się w siedzibie firmy, to zarówno w przypadku przygotowania uroczystości we własnym zakresie jak i skorzystania z usług kateringowych – przysługuje mu prawo do odliczenia VAT od poniesionych wydatków. Jeśli jednak spotkanie zostało zorganizowane w lokalu gastronomicznym (tj. poza firmą), to podatnik nie odliczy podatku zapłaconego przy nabyciu usług gastronomicznych.

Trzeba pamiętać, że o prawie do odliczenia VAT nie przesądza samo określenie usługi na fakturze, tj. jako usługa kateringowa a nie gastronomiczna. Organy podatkowe w ramach prowadzonej kontroli podatkowej mają, bowiem prawo badać, jaki był rzeczywisty charakter imprezy oraz nabytych w związku z jej organizacją usług. Jeśli stwierdzą, że nie ma ona związku z działalnością opodatkowaną (albo że kupiona usługa kateringowa w rzeczywistości była usługą gastronomiczną) – z pewnością zakwestionują to odliczenie.

Jak korzystnie sfinansować firmową wigilię

Aby można było bezpiecznie odliczyć VAT od zakupów związanych z organizacją spotkania świątecznego w firmie, powinny one zostać sfinansowane z jego środków obrotowych, a nie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS). Należy pamiętać, że w przypadku opłacenia imprezy firmowej ze środków funduszu, nie występuje związek wydatków z czynnościami opodatkowanymi, który jest warunkiem sine qua non odliczenia. Jest to konsekwencją faktu, że przy przekazywaniu pracownikom świadczeń finansowanych z ZFŚS pracodawca działa jako administrator środków zgromadzonych na koncie funduszu, a nie jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą.

Jak rozliczyć świadczenia nieodpłatne dla pracowników

Innym problemem, przed którym mogą stanąć przedsiębiorcy organizujący w swojej firmie spotkanie świąteczne jest kwestia opodatkowania VAT związanych z nim świadczeń – w tym przede wszystkim tradycyjnego poczęstunku. Pojawia się, bowiem pytanie czy mamy w takim przypadku do czynienia z czynnościami nieodpłatnym (dostawa i usługa) na cele osobiste pracowników? Jest to o tyle istotne, że zgodnie z art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT mogą one być opodatkowane.

Podatkiem od towarów i usług objęte jest pod pewnymi warunkami m.in. zużycie towarów oraz nieodpłatne przekazania usług na cele osobiste pracowników. Jednak w przypadku organizowania spotkania świątecznego w firmie nie mamy do czynienia z zaspokajaniem osobistych potrzeb pracowników. Chociaż niewątpliwie z tytułu uczestnictwa w takiej imprezie pracownik odnosi pewne korzyści osobiste związane chociażby z konsumpcją, to jednak na taką uroczystość należy patrzeć przede wszystkim pod kątem interesów pracodawcy.

Dla niego organizacja spotkań świątecznych ma związek z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Integruje pracowników i wpływa na dobrą atmosferę w pracy. Tym samym pośrednio przyczynia się do zwiększenia wydajności pracy i obrotów osiąganych w ramach prowadzonej przez podatnika działalności opodatkowanej VAT.

W konsekwencji – ponieważ osobista korzyść, którą uzyskuje pracownik uczestniczący w spotkaniu świątecznym ma charakter uboczny – zużycie towarów oraz świadczenie usług na cele osobiste pracowników w związku z jego organizacją nie podlega VAT.

Firmowa Wigilia ma związek z działalnością opodatkowaną

Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. Przykładowo w powołanej już wcześniej interpretacji indywidualnej nr IPPP3/443-456/12-2/RD organ podatkowy uznał, że organizacja spotkania wigilijnego dla pracowników związana jest z działalnością gospodarczą podatnika. Związek ten uwidocznia się poprzez budowę wzajemnych relacji, jednoczenie celów pracowników z celami firmy czy przez poprawę komunikacji nieformalnej między pracownikami.

Dzięki temu firma osiąga korzyść, która w konsekwencji przekłada się na lepsze wyniki pracy. W konsekwencji minister finansów uznał, że podatnik nie musi rozpoznać VAT należnego z tytułu nieodpłatnej dostawy towarów oraz darmowego świadczenia usług dla pracowników i kontrahentów. Czynności te – zdaniem fiskusa – niewątpliwie dotyczy zużycia na potrzeby związane z prowadzoną działalnością.

Zużycie towarów spożywczych bez VAT

Przykład

W przeddzień Bożego Narodzenia Jan Kowalski prowadzący warsztat samochodowy zorganizował dla swoich pracowników świąteczne spotkanie opłatkowe. W tym celu przygotował tradycyjne potrawy, kawę i herbatę oraz napoje. Ponieważ spotkanie jest nie tylko elementem świątecznej tradycji, ale także istotnego – z punktu widzenia podatnika – budowania więzi między firmą a jej pracownikami – zużycie tych towarów nie podlega VAT.

Korzystne dla podatników stanowisko w tej kwestii zajmują także sądy administracyjne. Za przykład może posłużyć prawomocny wyrok WSA we Wrocławiu o sygn. akt I SA/Wr 1559/07. Sąd stanął na stanowisku, że nie można przyjąć z góry, że spotkania integracyjne nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Jeśli podatnik organizuje tego rodzaju spotkania w taki sposób, że uzyskuje ich przełożenie na bezpośrednie efekty swojej działalności gospodarczej, to tym samym wiążą się one z prowadzeniem firmy. W takiej sytuacji korzyść osobista, jaką uzyskuje pracownik (uczestnik spotkania) ma charakter wtórny. Taki układ korzyści powoduje zdaniem sądu, że nieodpłatne świadczenie usług (spotkań integracyjnych) jest związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, a tym samym nie podlega opodatkowaniu VAT.

Impreza dla kontrahentów z odliczeniem

Przykład

W spotkaniu świątecznym zorganizowanym przez spółkę oprócz pracowników wzięli udział również przedstawiciele jej najważniejszych kontrahentów. Podatnik zaprosił ich w uznaniu za dotychczasową współpracę oraz w celu dalszego zacieśnienia więzi, mogących procentować nowymi kontraktami. Ponieważ wydatki poniesione na organizację imprezy mają związek z działalnością opodatkowaną, spółka może odliczyć cały VAT z faktur dokumentujących poniesione wydatki. Podatnik niema też obowiązku zapłaty VAT należnego z tytułu zużycia towarów przeznaczonych do konsumpcji przez uczestników spotkania.

 

Zapamiętaj!

  • Przez usługi kateringowe należy rozumieć usługi polegające na:

-        dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności albo napojów,

-        dostarczaniu żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie.

  • Usługi kateringowe polegają na świadczeniu usług gastronomicznych poza lokalem usługodawcy.
  • Za usługi kateringowe nie uznaje się dostawy gotowej lub niegotowej żywności lub napojów albo dostawy gotowej lub niegotowej żywności i napojów, wraz z ich transportem lub bez niego, ale bez żadnych innych usług wspomagających.
  • Jeśli podatnik zamawia do siedziby firmy gotowe posiłki świąteczne wraz z ewentualnymi usługami wspomagającymi (np. nakryciem do stołu i podaniem dań), to mamy do czynienia z usługą kateringową. Jej zakup daje prawo do odliczenia VAT. 
  • Przedsiębiorca, który zorganizował świąteczne spotkanie dla pracowników powinien pamiętać, że w zależności od sposobu jego organizacji różne są jego podatkowe konsekwencje. Jeśli spotkanie odbyło się w siedzibie firmy, to zarówno w przypadku przygotowania uroczystości we własnym zakresie jak i skorzystania z usług kateringowych – przysługuje mu prawo do odliczenia VAT od poniesionych wydatków. Jeśli jednak spotkanie zostało zorganizowane w lokalu gastronomicznym (tj. poza firmą), to podatnik nie odliczy podatku zapłaconego przy nabyciu usług gastronomicznych.
Podstawa prawna:

Art. 5 ust. 1, art. 7 ust. 2, art. 8 ust. 2, art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz.  2174 ze zm.).

Autor: Mariusz Olech
Mariusz Olech

Autor: Mariusz Olech

Prawnik z doświadczeniem w administracji skarbowej, dziennikarz. Ukończył studia magisterskie na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Marii Curie Skłodowskiej w Lublinie oraz na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego. Jest także absolwentem podyplomowych studiów w zakresie Master of Business Administration. Wykładowca akademicki. Autor licznych publikacji z dziedziny podatków, prawa pracy i szeroko rozumianego prawa gospodarczego w czołowych polskich wydawnictwach.