Zgodnie z art. 155¹ Kodeksu pracy, pracownikowi, który kończy u danego pracodawcy zatrudnienie w ciągu roku kalendarzowego, przysługuje urlop proporcjonalny do okresu przepracowanego. Tak samo, jeżeli pracownik rozpoczyna pracę u nowego pracodawcy w ciągu roku, przysługuje mu urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca roku (jeżeli pracownik będzie pracował do końca roku lub dłużej) lub do okresu zatrudnienia w danym roku (jeżeli pracownik zakończy pracę przed końcem roku).  

Dodatkowo zasada nabywania prawa do urlopu proporcjonalnego do okresu zatrudnienia obowiązuje także w przypadku prawa do urlopu dla pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

1)     urlopu bezpłatnego;

2)     urlopu wychowawczego;

3)     odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, służby przygotowawczej, okresowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych; 4)     tymczasowego aresztowania;

5)     odbywania kary pozbawienia wolności;

6)     nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.    

Urlop proporcjonalny jest liczbą godzin urlopowych, jaką musi wykorzystać pracownik w okresie swego zatrudnienia. Jeżeli z tego uprawnienia nie skorzystał – przysługuje mu ekwiwalent urlopowy na zakończenie zatrudnienia. Ekwiwalent ten obliczany jest także w oparciu o ustalony przez pracodawcę wymiar urlopu proporcjonalnego.  

Wprowadzając dane o początku i końcu zatrudnienia należy podać w miarę możliwości dokładną datę rozpoczęcia i zakończenia pracy danego pracownika. Jest to istotne dla obliczeń, gdyż w każdym wypadku, zgodnie z art. 155[2a] § 2 KP, niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca – niezależnie od tego ile dni w danym miesiącu pracownik przepracował.  

Podanie wymiaru rocznego urlopu przysługującego danemu pracownikowi rzutuje bezpośrednio na wymiar urlopu proporcjonalnego. Aktualne przepisy KP (art. 154 § 1 KP), przewidują dwa wymiary urlopu:

·       20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;

·       26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Przy ustalaniu podstawowego wymiaru urlopu pracodawca musi brać pod uwagę:

–       wszystkie dotychczasowe, zakończone okresy zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy; (oznacza to, że okresy się sumują, nawet przy stosunkowo długich przerwach pomiędzy nimi, okresy zatrudnienia ustala się na podstawie przekazanych przez pracownika dokumentów, w szczególności świadectw pracy, nie ma także znaczenia sposób rozwiązania stosunku pracy, zaliczeniu więc podlegają także pracownicy zwolnieni dyscyplinarnie przez któregoś z poprzednich pracodawców),

–       udokumentowane okresy zatrudnienia za granicą, w tym także u pracodawców zagranicznych; (zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych), –       okresy pobierania nauki wskazane w art. 155 § 1 KP.

W przypadku zaliczania okresów nauki, obowiązują następujące zasady:

1)        okresy nauki nie sumują się, przyjmuje się w praktyce okres nauki odpowiadający nauce w szkole najwyższego poziomu ukończonej przez danego pracownika,

2)        jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika (art. 155 § 2 KP),

3)        zaliczeniu podlega przewidziany programem nauczania czas nauki, przy czym KP przewiduje maksymalne okresy zaliczalne do stażu pracy.  

Maksymalne okresy nauki zaliczone do stażu pracy, wg. rodzaju ukończonych szkół:

·    3 lata – zasadnicza lub innej równorzędna szkoła zawodowa (aktualnie szkoła branżowa I stopnia)

·    5 lat – średnia szkoła zawodowa, średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych (lub równorzędnych) szkół zawodowych (aktualnie także szkoła branżowa II stopnia albo technikum)

·    4 lata – średnia szkoła ogólnokształcąca

·    6 lat –  szkoła policealna

·    8 lat –  szkoła wyższa. 

Zgodnie z art. 155[2a] § 3 KP jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca. Oznacza to, że w przypadku, gdy z kalkulatora korzysta nowy pracodawca, musi oznaczyć, przez obliczeniem wymiaru urlopu, wskazaną na kalkulatorze funkcję. Wówczas, w przypadku nowego pracodawcy, od wymiaru urlopowego zostanie odjęty miesiąc, w którym został nawiązany stosunek pracy.  

Polecamy więcej o urlopach:

• 16 przykładów obliczania urlopów wypoczynkowych
• Jaki ekwiwalent za urlop wypłacić pracownikowi, który nigdy nie był na urlopie
• Czy można pracownika wysłać na przymusowy urlop
• Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop 
• Zaległości wypoczynkowe pracownika a plan urlopów w firmie  
• Czy wnioskowanie o urlop wypoczynkowy i jego akceptacja może być drogą e-mailową

Oznaczenie to nie powinno być dokonywane, gdy pracownik zakończył zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy w miesiącu poprzedzającym miesiąc rozpoczęcia zatrudnienia lub wcześniej.  

Kalkulator podaje dwa wyniki:

1)     okres zatrudnienia, z uwzględnieniem zaokrąglania przez poprzedniego pracodawcę w sytuacjach opisanych wyżej,

2)     wymiar urlopu, dla pracownika pełnoetatowego i pracowników niepełnoetatowych – w wybranych najczęściej spotykanych wymiarach. Należy pamiętać, że urlop proporcjonalny dla pracownika niepełnoetatowego musi także uwzględniać jego wymiar etatu.

Obowiązuje także zasada, iż niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia – niezależnie od tego, jaki jest ułamek dnia urlopowego obliczonego zgodnie z dyrektywami Kodeksu pracy. 

Wyjątkiem są pracownicy, których ustawowa dobowa norma czasu pracy jest inna niż kodeksowa, wówczas realny wymiar urlopowy należy obliczyć z uwzględnieniem wskazanej normy (a nie 8 godzin).  

Dotyczy to m.in.:

1) pracowników podmiotów leczniczych, których normy dobowe są następujące (art. 93 ustawy o działalności leczniczej): -        7 godzin 35 minut (norma ogólna),

-        6 godzin (dla pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami),

2) pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym – 7 godzin (art. 15 ust. 2 ustawy o działalności leczniczej).